政策

记录管理程序包括赌博正规的十大网站教师维护的所有记录, 学生, 和工作人员. 该项目也适用于其他可能通过与赌博正规的十大网站的联系而获得该学院记录的志愿者, 书院受托人, 第三方管理员, 承包商, 或者以其他身份. 本政策中规定的记录保留和处理指南适用于所有记录格式，无论是纸质的还是电子的(电子邮件), 电子表格, 数据库, 影像或经文字处理的文件).  适当的, 本政策应纳入与校园档案管理有关的现行政策和程序.

授权/行政责任

学院院长将学院档案管理项目的管理委托给机构规划副总裁 & 有效性.  以该代表团为基础，机构规划副署长 & 有效性负责监督质量, 一致性, 以及学院相关记录程序的有效性. 这一监督包括(a)保留当前记录的期望, 特别是与外部要求有关的方面(b)与有关方面沟通这些期望(c)建立和维护记录的归档标准(d)授权和监督记录的处置(e)履行指定的其他记录管理职责.

机构档案的拥有权

所有的记录, 创建, 收到了, 或由赌博正规的十大网站在其运作和活动过程中使用, 无论物理位置如何, 是赌博正规的十大网站的财产吗.

查阅纪录

记录应易于被授权访问它们的人检索，并且它们应采用可读格式. 例如，电子记录不应因技术变化而无法使用. 随着记录格式走向过时, 学院应该识别可能受到不利影响的记录，并将其转换为更合适的格式. 或者，学院可以保留必要的设备，以适应过时的格式.

电子记录和纸质记录不应因变质而无法使用.

记录程序应包括确保标签约定一致的协议，以便支持有权检索记录的人员及时检索.

文档成像

通过文档成像获得的任何效率都不应以牺牲文档完整性(易读性)为代价。. 程序必须确保有足够的索引、存储和检索图像文档.

记录保留的差异

如果一个记录有多于一个的保留要求, 保留期限以较长者为准.

维护

记录的储存和保护的安全程度应与记录中所载信息的敏感性相称. 在努力减少不适当存取的风险的同时，还应作出类似的努力，保护记录不受火灾造成的实物损坏, 水, 或者自然灾害.

诉讼、索赔或其他不可预见的事件

如果下列人员或其代表进行预期或正在进行的调查或法律程序，记录处理将暂停(搁置):

-联邦、州或地方政府机构(包括税务、监管和执法机构);

- civil and criminal courts; or

-内部调查、审核或评审.

——或者在法律顾问的指导下

性格- - - - - -

在保存期限结束时，未被保留的记录应予销毁. 如果学校以多种形式(纸质和电子)保留了相同的记录，则应注意处理方式的一致性. 此外，销毁方法应与记录的敏感程度相称.    

 灾难恢复/业务连续性

记录的风险包括自然灾害(洪水), fire); building fault (leaks, faulty sprinkler system); computer threats (viruses, hackers); human error (accidental deletion, 破坏, or damage); and crime (theft, 破坏). 学院的应急准备小组应与学院的内部审计师一起确定并实施足以应对这些风险的可能性和程度的内部控制.

程序

没有一个

定义

活动记录 -支持部门当前业务活动所需的记录, 部门, 或其他支持机构目的的组织团体. 

档案记录 -提供学院历史证明文件或提供个人信息的记录, 的地方, 与学院有关的事情和事件.

数据分类 -一种将记录按敏感程度分类的方法. 这些分类有助于适当地查阅和使用记录.

• 敏感的: 州和/或联邦法律或赌博正规的十大网站政策要求保护记录; classified as 敏感的, 但要实现赌博正规的十大网站的使命就必须, 具体和有限, 教师, 员工或学生工作者可以访问;
• 机密的:一般不对公众开放的;
• 公众:向公众开放.

活动记录 —已过活动周期的记录, 然而，他们将被保留到规定的保留期限的剩余时间.

机构的记录 -机构记录包括, 但不限于:官方财务记录, 雇佣和工资记录, 学习成绩, 医疗记录, 以及其他与学院运作有关的记录.

诉讼举行 -法律要求学院“暂停”某些文件，以防发生威胁或即将发生的诉讼, 或者某些类型的调查或审计. 适当的内阁成员将通知您何时必须实施hold和hold的要求.  当这种情况发生时, 遵照等待指示, 你必须立即停止销毁被扣押的任何记录, 包括可能在自动销毁时间表上的记录.  要仔细审查和了解任何hold的范围, 适用于的文件, 以及它可能影响的个人.  请与相应的内阁成员联系，讨论您可能与等待有关的任何问题或担忧.

记录 -学院为处理业务或处理事务而收到或创造的资料(任何形式).

停留时间 -学院以无障碍格式保留记录所需的最短时间长度.